○吉田町戸籍総合システムに係るデータ保護管理要綱
平成25年10月15日
要綱第28号
(目的)
第1条 この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)、個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年吉田町条例第23号)及び吉田町電子計算組織管理運営規則(平成14年吉田町規則第3号)に定めるもののほか、本町における戸籍事務を処理する電子計算機情報処理組織に係るデータの保全及び保護に関し必要な事項を定めることにより、戸籍総合システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍総合システム 戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、戸籍の附票、人口動態調査票等の戸籍及び戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 磁気ディスクをもって調製された戸籍又は除籍に関する記録(その記録の媒体及びその記録を出力した帳票を含む。)をいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍総合システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍総合システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍総合システムの適切な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、町民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適切に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍総合システムについて火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに、事故の経緯及び被害状況を調査し、町長に報告しなければならない。
第6条 保護管理者は、端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、町民課の住民窓口部門統括をもって充てる。
(戸籍データの保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍総合システムの処理が可能な端末機は、来庁者から内容が読み取れない位置及び角度に配置しなければならない。
3 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理し、また、これを他の業務に利用してはならない。
4 出力された戸籍データは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令その他条例に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(戸籍データ等の管理)
第8条 保護管理者は、次に掲げる事項に基づき、磁気ディスク等を適正に管理しなければならない。
(1) 磁気記録及びプログラムの障害の有無について常時点検し、障害があったときは、これを排除しなければならない。
(2) 保護管理者は、磁気ディスク等を施錠が可能であり、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等、戸籍データの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理を行わなければならない。
(3) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しなければならない。
(4) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、次に掲げる事項に基づき、戸籍総合システムから出力された帳票を適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠が可能であり、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保しなければならない。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録しなければならない。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は廃棄するときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍総合システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)に対して当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該の規定職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、第1項の規定により定められたパスワードを、業務の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍総合システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末機の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍総合システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第13条 端末機の操作は、取扱職員以外の者が行ってはならない。
2 取扱職員は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合を除き、見出しデータ及び戸籍に関するデータの検索並びに端末機の操作を行ってはならない。
(機器等の管理)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表に定めるとおり戸籍総合システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第15条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚及びシステム安全対策の推進を図るため、新任の取扱職員及びその他の取扱職員に対して年1回以上の教育訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後、これを実施しなければならない。
2 前項に規定する研修は、新任の取扱職員については、採用後できるだけ早い時期に実施しなければならない。
(会議)
第16条 戸籍データの適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、町民課において処理する。
(その他)
第17条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この要綱は、平成25年10月15日から施行する。
附則(令和5年3月3日要綱第9号)
この要綱は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第14条関係)
機器及びソフト等 | 内容 |
戸籍用サーバー | 施錠のあるサーバー機械室に設置し、保護管理者がその鍵を管理する。起動は、保護管理者が指定する取扱職員が行う。 |
戸籍用クライアント | 起動は、保護管理者が指定する取扱職員がパスワードを入力して行う。システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のある保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のある保管庫で管理する。 |
戸籍総合システムブックレスのプログラム | アプリケーションプログラムを複写変更させないための保護措置を講じる。 |