(目的)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、本町における文書の取扱いについて必要な事項を定め、もって文書の適正な管理と事務の能率的な運用を図ることを目的とする。

(用語の意義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　事案の処理は、全て文書によるものとする。

(文書作成の原則)

第3条の2　職員は、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

(総務課長の責務)

第4条　総務課長は、文書管理全体に関する運営、指導及び調整に努めなければならない。

(課長の責務)

第5条　課長は、常に当該課における文書の正確かつ迅速な取扱いに留意し、その促進に努めなければならない。

(文書管理主任)

第6条　文書事務を円滑かつ適正に行うため、各課に文書管理主任(以下「文書主任」という。)を置く。

(決裁)

第7条　全ての事務は、町長の決裁を経て処理しなければならない。ただし、副町長、課長及び統括の専決事項については、この限りでない。

(代決及び専決)

第8条　代決及び専決については、別に定めるところによる。

(文書の種別)

第9条　令達の種別は、次のとおりとする。

(文書の横書き)

第10条　文書は、横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(文書の書式)

第11条　令達及び往復文書(通知文書、報告文書、進達文書その他の町又は町の機関が発する文書を含む。以下同じ。)の書式は、別に定めるもののほか、吉田町公文例規程(平成12年吉田町規程第3号)によるものとする。

(文書の記号及び番号)

第12条　文書には、次の各号に掲げる文書の区分に応じ、当該各号に定めるところにより年度(第1号の文書にあっては、年)ごとに記号及び番号を付さなければならない。

(文書の記名)

第13条　文書の発信者名は、町長名をもってしなければならない。ただし、令達以外の文書で軽易なもの若しくは定例的なもの又は庁内に発するものについては、副町長名又は課長名を用いることができる。

(文書の日付)

第14条　文書の日付は、施行の日を用いなければならない。

(押印)

第15条　施行する文書には、原則として公印を押印しなければならない。

(収受)

第16条　役場に到着した文書、金券、物品等は、総務課において収受する。

(配付)

第17条　収受した文書、金券、物品等は、次に定めるところによりこれを取り扱わなければならない。

(送料未納等の取扱い)

第18条　送料の未納又は不足の文書又は物品は、官公署又は官公立学校の発送に係るもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、収受することができる。

(転送の禁止)

第19条　配付を受けた文書中、その主管に属さないものがあるときは、理由を付して課長検印の上直ちに総務課に返付しなければならない。

(処理)

第20条　課長は、文書の配付を受けたときは、遅滞なく閲覧し、自ら処理するものを除き、処理の方針を示して事務を担当する統括又は担当職員にこれを配付しなければならない。

(起案)

第21条　新しい事件及び重要又は異例と認められる事件は、あらかじめ町長の指揮を受けて処理しなければならない。

第22条　文書を処理するには、次によるものとする。

(回議書の記載)

第23条　回議書には、必要により本文の前に処理の理由を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付しなければならない。

(特別の取扱いを要する回議)

第24条　特別の取扱いを要する回議には、重要、秘、急、速達、親展、電報、書留又は例規等その種別を上部欄外に表示しなければならない。

(回議の順序)

第25条　回議は、その事務に関係のある課に合議又は回覧してから副町長に提出し、町長の決裁を受けなければならない。ただし、町長が副町長又は課長にその決裁を委任してある事項については、この限りでない。

第26条　議会の議決を経なければならない事件(以下「議決事件」という。)及び例規を定める事件については、その文案に参考となる資料を添えて総務課へ回議しなければならない。

(発送)

第27条　文書又は物品を発送しようとするときは、次によらなければならない。

(勤務時間外の発送)

第28条　退庁時限後又は休日において急を要する文書又は物品を発送しようとするときは、あらかじめ総務課長の承認を受けなければならない。ただし、特に急を要するものは、この限りでない。

(文書の整理)

第29条　文書は、常に整理し、重要なものは、災害に際して速やかに持ち出せるようにあらかじめ準備するとともに、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしなければならない。

(文書の整理方法)

第30条　文書の整理は、原則として簿冊により行うものとする。ただし、図面等の簿冊で保管することが困難なものについては、最適な方法により整理することができる。

(文書の保存年限)

第31条　文書の保存年限は、特に定めのあるものを除き、次のとおりとする。

(文書分類表)

第32条　文書は、次に定める項目により分類することとする。

(文書整理基準表)

第33条　文書主任は、文書管理で使用される全ての簿冊を、次に定める項目について文書整理基準表としてまとめる。

(簿冊の作成)

第34条　新しく作成する簿冊の名称には、文書整理基準表に簿冊基準名称として登録されているものだけが使用できる。

(文書件名表の記載)

第35条　簿冊を使用する職員は、当該簿冊にとじ込んだ文書の一覧を文書件名表として作成し、簿冊の先頭ページにとじ込む。ただし、次の各号のいずれかに該当する簿冊は、文書件名表を作成することを要しない。

(文書件名目録の作成)

第36条　年度末に記入が終了した文書件名表は、写しを作成の上、各課の文書主任が集約して当該年度の文書件名目録を作成する。

(文書管理のサイクル)

第37条　作成した簿冊は、次に定める方法により管理する。

(文書の保管)

第38条　文書の保管は、各課にて行う。

(保管の方法)

第39条　簿冊は、課内の書棚、キャビネット等に収納する。

(文書の移換え)

第40条　各課は、毎年6月及び7月の文書整理一斉作業の時期に文書の移換えを行う。

(文書の置換え)

第41条　各課は、毎年6月及び7月の文書整理一斉作業の時期に文書の置換えを行う。

(文書の保存)

第42条　文書の保存は、保存書庫の割り振りを総務課が行い、その他の管理は各課において行う。

(保存の方法)

第43条　各課は、保存書庫内の該当の書棚に、保存対象の簿冊を収納する。

(保存文書の利用)

第44条　保存文書を利用しようとするときは、主管課長に申し出て、その指示に従って利用しなければならない。

第45条　他官庁その他から保存文書の閲覧、借用又は証拠として提出の請求があったときは、町長の指揮を受けなければならない。

(保存期間)

第46条　文書の保存期間は、その文書の所属年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、第9条第1号から第8号までの令達にあっては、その文書の所属年の翌年の1月1日から起算する。

(文書の廃棄)

第47条　文書の廃棄は、毎年6月及び7月の文書整理一斉作業の時期に行う。

(廃棄の方法)

第48条　文書の廃棄は、次に定める手順で行う。

第49条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は、町長が定める。