○吉田町文書取扱規程
平成12年3月30日
規程第4号
目次
第1章 総則(第1条―第6条)
第2章 事務の決裁、代決及び専決(第7条・第8条)
第3章 文書の方式(第9条―第15条)
第4章 文書の収受及び配付(第16条―第19条)
第5章 起案及び回議(第20条―第26条)
第6章 発送(第27条・第28条)
第7章 文書の整理及び保存(第29条―第48条)
第8章 補則(第49条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、本町における文書の取扱いについて必要な事項を定め、もって文書の適正な管理と事務の能率的な運用を図ることを目的とする。
(1) 課 吉田町課設置条例(平成12年吉田町条例第4号)第1条に規定する課及び吉田町役場処務規則(平成12年吉田町規則第2号。以下「処務規則」という。)第2条第1項に規定する課をいう。
(2) 課長 前号に掲げる課の長をいう。
(3) 課長補佐 処務規則第5条第2項に規定する室長及び同条第3項に規定する課長補佐をいう。
(4) 文書 事務を処理するために作成される書類、帳簿、伝票、電報又は電話若しくは口頭による事項を記録したもの及び図面その他の資料等の記録一切をいう。
(5) 起案 事務処理について、決裁を受けるための原案を作成することをいう。
(6) 回議書 事案の処理について、上司の許可、決定又は承認等の意思決定を受けるために作成された文書をいう。
(7) 文書管理システム 文書の収受、起案、決裁、保存又は廃棄等の事務処理を電子的に行うことができる情報処理システムをいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 事案の処理は、全て文書によるものとする。
2 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常に整理して事務の効率的な運営を確保するように努め、処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。
(文書作成の原則)
第3条の2 職員は、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
(総務課長の責務)
第4条 総務課長は、文書管理全体に関する運営、指導及び調整に努めなければならない。
(課長の責務)
第5条 課長は、常に当該課における文書の正確かつ迅速な取扱いに留意し、その促進に努めなければならない。
(文書管理主任)
第6条 文書事務を円滑かつ適正に行うため、各課に文書管理主任(以下「文書主任」という。)を置く。
2 文書主任は、課の課長補佐(課長補佐がいない場合は、あらかじめ課長が定めた職員)をもって充てる。
3 文書主任は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 課職員に対する文書管理に関する指導、調整等を行うこと。
(2) 文書の整理に関すること。
(3) 文書の保管及び保存に関すること。
(4) 文書の廃棄に関すること。
第2章 事務の決裁、代決及び専決
(決裁)
第7条 全ての事務は、町長の決裁を経て処理しなければならない。ただし、副町長、課長及び統括の専決事項については、この限りでない。
(代決及び専決)
第8条 代決及び専決については、別に定めるところによる。
第3章 文書の方式
(文書の種別)
第9条 令達の種別は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条に基づき制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条に基づき制定するもの
(3) 要綱 法令、条例若しくは規則(以下「法令等」という。)に基づき、又はこれらの施行に関し規定するもの
(4) 規程 法令等に基づき、又はこれらの施行に関し規定するもの
(5) 要領 法令等又は要綱若しくは規程に基づき、又はこれらの施行に関し規定するもの
(6) 告示 法令等又は権限に基づき、一定の事項を管内一般に公示するもの
(7) 公告 告示以外のもので公示するもの
(8) 訓令 本庁又は出先機関に対し命令するもの
(9) 通達 団体、個人等に対し命令するもの
(10) 指令 団体、個人等からの申請、願等に対し処分の意志を表示するもの
(文書の横書き)
第10条 文書は、横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 法令の規定により様式が縦書きと定められたもの
(2) 他の官公署が特に様式を縦書きと定めたもの
(3) その他総務課長が縦書きを要すると認めたもの
(文書の書式)
第11条 令達及び往復文書(通知文書、報告文書、進達文書その他の町又は町の機関が発する文書を含む。以下同じ。)の書式は、別に定めるもののほか、吉田町公文例規程(平成12年吉田町規程第3号)によるものとする。
(1) 条例、規則、要綱、規程、要領、告示、公告及び訓令には、その区分の左に町名を冠し、総務課長が例規等番号簿(様式第1号)に登録し追次番号を付すこと。
(2) 秘文書は、町名の頭字の右に課名の頭字を記入し、その右に「秘」の字を記入して総務課長が秘文書簿に登録し、追次番号を付すこと。
(3) 前2号を除く文書には、町名の頭字の右に課名の頭字を記入し、文書収発簿に登録し、追次番号を付すこと。ただし、軽易なものについては文書番号を省略し、号外で処理することができる。
(文書の記名)
第13条 文書の発信者名は、町長名をもってしなければならない。ただし、令達以外の文書で軽易なもの若しくは定例的なもの又は庁内に発するものについては、副町長名又は課長名を用いることができる。
(文書の日付)
第14条 文書の日付は、施行の日を用いなければならない。
(押印)
第15条 施行する文書には、原則として公印を押印しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、庁内文書その他文書の性質及び内容等により公印を要しないものにあっては、公印の押印を省略することができる。
第4章 文書の収受及び配付
(収受)
第16条 役場に到着した文書、金券、物品等は、総務課において収受する。
(配付)
第17条 収受した文書、金券、物品等は、次に定めるところによりこれを取り扱わなければならない。
(1) 普通文書(親展文書、親展電報及び秘文書を除く文書をいう。)は、これを開封し、確実に主管課長に配付する。ただし、特に重要と認められる文書については、主管課長に配付する前に町長の閲覧に供すること。
(2) 親展文書、親展電報及び秘文書は、封皮のまま宛先に配付する。
(3) 電報は、前2号に定める手続のほか、余白に収受時刻を記入して取扱者が署名する。
(4) 訴訟、不服申立て、当選承諾書、登記に関する届出及びその他の収受の日時が権利の取得変更又は喪失に関係のある文書は、第1号に定める手続のほか、余白に収受時刻を記入して取扱者が署名し、その封皮を添付する。
(5) 陳情文書は、総務課長が陳情文書受付簿に記載し、その写しを関係課に配付する。
(6) 配付を受けた文書は、主管課において文書の余白に受付印(様式第2号)を押し、文書管理システムに登録する。
(7) 現金、金券、有価証券その他の物品は、金券等受付簿(様式第3号)に記載して会計管理者に送付し、その受領印を徴する。
(8) 官報、公報、雑誌等は、第1号の例により取り扱うこと。
(9) 本人又は代理人が出頭して提出する文書は、主管課において直接収受することができる。この場合には、当該課において前各号に準じて処理する。
(10) 数課に関連する文書は、関連の重い課に配付する。その軽重が分かち難いものは、総務課長が決する。
(11) 電話又は口頭で受理した事件は、その内容を記載し、第1号の手続により処理しなければならない。ただし、軽易なものについては、これを省略することができる。
(送料未納等の取扱い)
第18条 送料の未納又は不足の文書又は物品は、官公署又は官公立学校の発送に係るもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、収受することができる。
(転送の禁止)
第19条 配付を受けた文書中、その主管に属さないものがあるときは、理由を付して課長検印の上直ちに総務課に返付しなければならない。
第5章 起案及び回議
(処理)
第20条 課長は、文書の配付を受けたときは、遅滞なく閲覧し、自ら処理するものを除き、処理の方針を示して事務を担当する統括又は担当職員にこれを配付しなければならない。
2 配付された文書中数課に関係するものは、処理に先立ち速やかに関係課で合議しなければならない。
3 文書の配付を受けた統括又は担当職員は、課長の指示に従って速やかにこれを処理しなければならない。期限のあるもので、期限内に処理することができないときは、あらかじめ期限を予定して上司の承認を受けなければならない。
(起案)
第21条 新しい事件及び重要又は異例と認められる事件は、あらかじめ町長の指揮を受けて処理しなければならない。
第22条 文書を処理するには、次によるものとする。
(1) 起案については、回議用紙(様式第4号)を用いること。
(2) 文書の返付又は軽易と認められる事件についての照会、回答、督促等をするときは、前号によらないことができる。
(3) 前2号の規定にかかわらず、定例の事件については、一定の簿冊をもって回議することができる。
(回議書の記載)
第23条 回議書には、必要により本文の前に処理の理由を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付しなければならない。
(特別の取扱いを要する回議)
第24条 特別の取扱いを要する回議には、重要、秘、急、速達、親展、電報、書留又は例規等その種別を上部欄外に表示しなければならない。
2 回議中至急を要するもの、機密を要するもの又は重要なものは、課長又は課長の命を受けた職員が自ら携帯して決裁を受けなければならない。
(回議の順序)
第25条 回議は、その事務に関係のある課に合議又は回覧してから副町長に提出し、町長の決裁を受けなければならない。ただし、町長が副町長又は課長にその決裁を委任してある事項については、この限りでない。
2 他の課に合議した事件で、その処分案に対して意見が合致しないときは、その意見を付して町長の決裁を受けるものとする。
3 合議を経た回議書の原案を改めようとするときは、更に合議しなければならない。
第26条 議会の議決を経なければならない事件(以下「議決事件」という。)及び例規を定める事件については、その文案に参考となる資料を添えて総務課へ回議しなければならない。
2 総務課長は、議決事件に関する書類を受理したときは、内容を審査し、必要な指示を与えて返付するとともに、決裁後は上司の指揮を受けて議会へ提案する手続をとらなければならない。
3 総務課長は、例規を定める事件に関する書類を受理したときは、内容を審査し、主管課に必要な指示を与えて返付しなければならない。
4 議会の議決を経た条例又は決裁を経た規則、要綱、規程等は、総務課において公布の手続をとらなければならない。
第6章 発送
(発送)
第27条 文書又は物品を発送しようとするときは、次によらなければならない。
(1) 発送しようとする文書又は物品は、文書管理システムに登録し、午後3時までに総務課に回付すること。
(2) 特殊郵便物は、速達、書留、小包等の文字を朱書して総務課に回付すること。
(3) 電報は、主管課で電信用紙に記入して総務課に回付すること。
2 郵便物は、総務課において料金後納郵便差出票(様式第5号)に記入して発送しなければならない。ただし、急を要するもの及び大量に発送するものについては、この限りでない。
(勤務時間外の発送)
第28条 退庁時限後又は休日において急を要する文書又は物品を発送しようとするときは、あらかじめ総務課長の承認を受けなければならない。ただし、特に急を要するものは、この限りでない。
第7章 文書の整理及び保存
(文書の整理)
第29条 文書は、常に整理し、重要なものは、災害に際して速やかに持ち出せるようにあらかじめ準備するとともに、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしなければならない。
(文書の整理方法)
第30条 文書の整理は、原則として簿冊により行うものとする。ただし、図面等の簿冊で保管することが困難なものについては、最適な方法により整理することができる。
2 文書は、原則として同一年度のものをつづらなければならない。
3 文書は、必要に応じて類別、項目別に区分し、毎件施行年月日の順に整理して、最終文書が最下位となるようにすること。
4 事件が2年以上にわたるものは、完結の年の属する文書に編さんすること。
5 事件が数項目にわたって関係するものは、最も関係の深い類目に編さんし、他の関係類目にその旨を記載すること。
6 簿冊は、次の2類の区分を定める。
(1) 常用簿冊 事務の都合上、年度が変わっても、常に課内に常備する簿冊
(2) 保存対象簿冊 年度が変わったときに、保存書庫に保存する簿冊
(文書の保存年限)
第31条 文書の保存年限は、特に定めのあるものを除き、次のとおりとする。
第1種 永年保存
第2種 長期保存
第3種 10年保存
第4種 5年保存
第5種 3年保存
第6種 1年保存
2 保存種目の分類基準は、別表保存年限基準表による。
(文書分類表)
第32条 文書は、次に定める項目により分類することとする。
(1) 大 課
(2) 中 室又は部門
(3) 小 部門
(4) 細 分掌事務
2 前項に規定した分類は、文書分類表としてまとめ、総務課が改訂及び維持を行う。
3 各課は、機構改革、事務分掌の異動に応じて文書処理票(様式第6号)により総務課に文書分類表変更を通知する。
4 文書分類表は、常用簿冊として管理し、年度ごとの追加及び削除は、加除式で行う。
5 文書分類表は、年度ごとに写しを作成し、この写しを正本として、当該年度の文書分類表として保存する。
(文書整理基準表)
第33条 文書主任は、文書管理で使用される全ての簿冊を、次に定める項目について文書整理基準表としてまとめる。
(1) 文書分類記号及び番号
(2) 基準名称番号
(3) 簿冊の基準名称
(4) 件名区分
(5) 保存年限
(6) 常用区分
2 文書整理基準表は、常用簿冊として管理し、年度ごとの追加は加除式で行う。
3 文書整理基準表は、年度ごとに写しを作成し、この写しを正本として当該年度の文書整理基準表として保存する。
4 文書整理基準表の改訂及び維持は、各課が行う。
5 総務課は、各課の文書整理基準表を集めてこれを整理する。
(簿冊の作成)
第34条 新しく作成する簿冊の名称には、文書整理基準表に簿冊基準名称として登録されているものだけが使用できる。
2 各職員は、簿冊を新しく作成する場合は、次に掲げる方法により行うこととする。
(1) 各職員は、簿冊起票に簿冊タイトルラベルを添付して、文書主任に新しく作成する簿冊の簿冊目録への登録を依頼する。
(2) 文書主任は、簿冊目録への登録を完了後、簿冊タイトルラベルに検印して依頼者に返却する。
(3) 各職員は、検印済の簿冊タイトルラベルを簿冊の背見出しとして使用しなければならない。
(文書件名表の記載)
第35条 簿冊を使用する職員は、当該簿冊にとじ込んだ文書の一覧を文書件名表として作成し、簿冊の先頭ページにとじ込む。ただし、次の各号のいずれかに該当する簿冊は、文書件名表を作成することを要しない。
(1) 簿冊の名称から、とじ込まれている文書が特定できる簿冊
(2) 第31条に規定する第4種、第5種及び第6種の簿冊
(文書件名目録の作成)
第36条 年度末に記入が終了した文書件名表は、写しを作成の上、各課の文書主任が集約して当該年度の文書件名目録を作成する。
2 総務課は、各課の目録を集約し、整理する。
(文書管理のサイクル)
第37条 作成した簿冊は、次に定める方法により管理する。
(1) 保管 現年文書及び前年(完結後1年)の文書を課内保管すること。
(2) 移換え 課内で現年文書を前年文書保管場所に移すこと。
(3) 置換え 保存書庫に移動すること。
(4) 保存 保管期間が満了した文書を保存すること。
(5) 廃棄 完結後保存期間が満了した文書を廃棄すること。
(文書の保管)
第38条 文書の保管は、各課にて行う。
2 保管の対象となる文書は、次に定めるものとする。
(1) 現年度簿冊
(2) 前年度簿冊
(3) 常用簿冊
3 保管文書は、文書件名目録への登録を行わなければならない。
(保管の方法)
第39条 簿冊は、課内の書棚、キャビネット等に収納する。
2 現年度簿冊、前年度簿冊及び常用簿冊は、それぞれ収納場所を定め、文書分類の記号順及び番号順に並べることとする。
(文書の移換え)
第40条 各課は、毎年6月及び7月の文書整理一斉作業の時期に文書の移換えを行う。
2 文書の移換えは、現年度簿冊保管書棚から前年度簿冊保管書棚に簿冊を移動することにより行う。
(文書の置換え)
第41条 各課は、毎年6月及び7月の文書整理一斉作業の時期に文書の置換えを行う。
2 文書の置換えは、前年度簿冊保管書棚から保存書庫の課割当書棚に簿冊を移動することにより行う。
(文書の保存)
第42条 文書の保存は、保存書庫の割り振りを総務課が行い、その他の管理は各課において行う。
2 保存の対象となる文書は、保管されていた前年度簿冊のうち保存年限が3年以上のものとする。
(保存の方法)
第43条 各課は、保存書庫内の該当の書棚に、保存対象の簿冊を収納する。
2 簿冊は、年度ごとに並べることとし、同一年度の簿冊においては、文書分類の記号順及び番号順に並べることとする。
3 永年保存を要する文書及び帳簿等は、集密書庫に保存しなければならない。
(保存文書の利用)
第44条 保存文書を利用しようとするときは、主管課長に申し出て、その指示に従って利用しなければならない。
第45条 他官庁その他から保存文書の閲覧、借用又は証拠として提出の請求があったときは、町長の指揮を受けなければならない。
2 保存期間の満了した文書であっても、必要と認めるときは、保存期間を延長して保存しなければならない。
(文書の廃棄)
第47条 文書の廃棄は、毎年6月及び7月の文書整理一斉作業の時期に行う。
2 廃棄の対象は、保管されていた前年度簿冊のうち保存年限が1年のもの及び保存されていた保存簿冊のうち保存年限が満了したものとする。
(廃棄の方法)
第48条 文書の廃棄は、次に定める手順で行う。
(1) 総務課は、廃棄の手順、日程等を示した文書廃棄指示書を作成し、廃棄簿冊一覧表を添付して各課に提出する。
(2) 各課は、廃棄該当簿冊を点検し、廃棄してよいものについて廃棄作業を行う。この場合において、保存期間延長の必要があるものについては廃棄を行わない。
(3) 各課は、廃棄作業の結果を文書廃棄完了報告を用いて総務課に報告する。
(4) 総務課は、廃棄作業の結果報告を受けて、簿冊目録の該当簿冊に廃棄の完了(廃棄年月日)を記録する。この場合において、保存年限延長をする必要がある簿冊については、目録の当該簿冊に延長年数を記録する。
第8章 補則
第49条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、町長が定める。
附則
この規程は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成15年3月31日規程第1号)
この規程は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成17年3月31日規程第1号)
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成18年3月31日規程第4号)
この規程は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年4月1日規程第5号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月26日規程第2号)
この規程は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日規程第3号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成31年1月21日規程第1号)
この規程は、平成31年2月1日から施行する。
附則(平成31年4月26日規程第2号)
この規程は、平成31年5月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日規程第3号)
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
別表(第31条関係)
保存年限基準表
種別 | 分類基準 |
第1種(永年保存) | (1) 条例、規則、告示その他例規に関するもの (2) 配置分合、改称及び境界等に関するもの (3) 褒賞に関するもの (4) 職員の身分、進退、賞罰等の人事に関する特に重要なもの (5) 不服申立て、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書 (6) 町議会の会議録、議決書及びこれに関する重要なもの (7) 町議会議員の身分及び進退に関するもの (8) 公有財産の配置及び管理処分に関するもの (9) 認可、許可又は契約に関する重要なもの (10) 予算、決算及び出納に関する重要なもの (11) 公債及び借入金に関する重要なもの (12) 事務引継ぎに関する重要なもの (13) 諸税その他徴収に関する重要なもの (14) 原簿、台帳等で重要なもの (15) 工事関係書類で特に重要なもの (16) その他永久保存を必要とするもの |
第2種(長期保存) | (1) 統計に関する重要なもの (2) 建物等の設計図書 (3) 法令等により11年以上の保存期間が設定されているもの(第1種に属するものを除く。) (4) その他長期保存の必要が認められる文書 |
第3種(10年保存) | (1) 職員の身分、進退、賞罰等の人事に関するもので永年保存の必要がないもの (2) 町議会に関するもの (3) 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書 (4) 補助金に関するもの (5) 認可、許可又は契約等で重要なもの(第1種に属するものを除く。) (6) 原簿及び台帳で重要なもの (7) 会計上の帳票及び証拠書類で10年保存の必要があると認められるもの (8) 調査資料等で特に重要なもの (9) その他10年保存の必要があると認められる文書 |
第4種(5年保存) | (1) 国又は県との往復文書で比較的重要なもの(第3種に属するものを除く。) (2) 認可、許可又は契約等で比較的重要なもの (3) 原簿及び台帳で10年保存の必要がないもの (4) 会計上の帳票及び証拠書類で5年保存の必要があると認められるもの (5) 調査資料等で重要なもの (6) 工事又は物品に関する書類 (7) 当直日誌、出勤簿、旅行命令簿等職員の勤務の実態 (8) その他5年保存の必要があると認められる文書 |
第5種(3年保存) | (1) 消耗品及び材料に関する受払簿 (2) 照会、回答その他往復文書 (3) その他3年保存の必要があると認められる文書 |
第6種(1年保存) | (1) 通知、照会等で後日参照を必要としないもの (2) 報告及び届出で重要でないもの (3) 認可、許可又は契約等で軽易なもの (4) 台帳又は原簿に記入を終わった申請書、届出書及び統計年報その他製表の材料に供した文書 (5) その他1年を超えて保存する必要がない文書 |